zasady konsultowania projektów

Wśród zadań, jakie Strategia ZHP postawiła Zespołowi, było opracowanie i wdrożenie zasad konsultowania projektów dokumentów związkowych przez instruktorów.

Na wstępie odrzuciliśmy pomysł publikowania projektów w ogólnodostępnym serwisie w oczekiwaniu na uwagi szerokiej społeczności instruktorskiej. Wcześniejsze doświadczenia pokazały, że taka forma jest nieefektywna.

Schemat konsultowania projektów został opracowany w toku dyskusji w samym Zespole i z Główną Kwaterą. Na razie uaktualniamy go po każdym kolejnym projekcie, uwzględniając zbierane doświadczenia praktyczne, ale sama idea jest już chyba ukształtowana. Przedstawia się ona następująco:

Opracowywane przez Zespół projekty można ogólnie podzielić na dwie grupy:

  1. akty ogólne, wymagające przede wszystkim zrozumienia systemu wychowawczego ZHP oraz funkcjonowania obecnej struktury Związku;
  2. akty specjalistyczne, wymagające fachowej wiedzy z określonej dziedziny, często powiązanej z przepisami państwowymi.

Typowymi przykładami aktów pierwszej grupy są instrukcje organizacyjne: drużyny, szczepu, hufca itd. Schemat ich konsultacji opiera się na procedurach konsultowania projektów aktów prawa powszechnego stosowanych wobec ustaw i rozporządzeń oraz na podstawowej wiedzy o statystyce:

  • W zależności od tematyki projektu dobieramy proporcje respondentów pełniących określone funkcje. Przykładowo, przy konsultowaniu Instrukcji drużyny mogłoby to być 5 drużynowych, 1 komendant szczepu, 1 komendant związku drużyn i 3 komendantów hufców.
  • Losujemy z Ewidencji ZHP założoną liczbę środowisk (np. 100) w określonych wyżej proporcjach i do każdego z nich wysyłamy indywidualnie adresowanego maila z prośbą, by określony, wskazany z imienia i nazwiska instruktor zechciał wyrazić swe przemyślenia na temat dotyczącego go bezpośrednio projektu.
  • Dodatkowo wysyłamy projekt wszystkim komendom chorągwi oraz wszystkim instruktorom, którzy wcześniej zgłaszali Zespołowi chęć konsultowania albo w ogóle wszystkiego, albo danego aktu.

Przykładami aktów drugiej grupy są regulacje finansowo-gospodarcze czy zasady współpracy zagranicznej. W ich przypadku konsultacje nie mają charakteru powszechnego, zamiast tego identyfikujemy w Związku instruktorów dysponujących specjalistyczną wiedzą i/lub doświadczeniem z danego obszaru i prosimy ich imiennie o skonsultowanie projektu.

Niezależnie od sposobu wyłonienia grupy konsultantów dalsze postępowanie ze zgłaszanymi uwagami jest wspólne:

  • Konsultanci zgłaszają swoje uwagi w ustalonym z góry terminie, rzędu minimum 2-3 tygodni. Wyjaśniamy wszelkie wątpliwości, intencje poszczególnych zapisów, ale na tym etapie nie wdajemy się w polemikę.
  • W obrębie Zespołu dyskutujemy wszystkie zgłoszone uwagi. Większą wagę mają oczywiście te powtarzające się wielokrotnie w odpowiedziach… ale jak dotąd byliśmy w stanie rozważyć każdą i do każdej się odnieść.
  • Przygotowujemy zestawienie uwag przyjętych oraz osobne zestawienie uwag odrzuconych, tu za każdym razem z uzasadnieniem odrzucenia.
  • Finalny projekt z naniesionymi uwagami z konsultacji przedkładamy Głównej Kwaterze do przyjęcia, zaś zestawienie wyników konsultacji publikujemy w naszym serwisie, żeby każdy z respondentów był w stanie łatwo sprawdzić, co się stało z jego uwagą, a jeśli nie została uwzględniona – dlaczego.

Warunkiem, by środowisko było brane pod uwagę przy losowaniu z Ewidencji, jest zawsze wpisanie adresu kontaktowego e-mail środowiska i/lub osoby prowadzącej. Cóż, musimy się jakoś z wylosowanymi skontaktować…